Dokumentenversand per E-Mail

Erlaubnis für E-Mail-Funktion erteilen
Künftig Hiscox Dokumente zur Policierung direkt per E-Mail
Von Montag bis Freitag, 8:30 bis 17:30 Uhr

Ihre Hiscox Dokumente per E-Mail

Wir möchten Ihnen das Warten auf die postalisch versendeten Dokumente, den Verwaltungsaufwand und die Papiermenge ersparen. Deshalb laden wir Sie herzlich ein, unsere E-Mail-Funktion zu nutzen: Wir schicken Ihnen gerne alle Dokumente zur Policierung direkt in Ihr E-Mail-Postfach.

Ihre Vorteile

  • Sie erhalten die Dokumente schneller
  • Sie können die Dokumente digital ablegen und reduzieren Ihren Verwaltungsaufwand
  • Sie können Sie per E-Mail mit Ihren Kunden kommunizieren und die Dokumente einfach weiterleiten
  • Sie können Ihre Portokosten senken

Mit Ihrer Erlaubnis schicken wir Ihnen Dokumente zur Policierung direkt in Ihr E-Mail-Postfach. Erteilen Sie uns einfach Ihre Erlaubnis, indem Sie das Freigabeformular herunterladen und ausfüllen – damit wir Ihre Entscheidung und Ihre Kontaktdaten dokumentiert vorliegen haben. Schicken Sie uns Ihr ausgefülltes Freigabeformular postalisch an Adresse oder eingescannt per E-Mail an Adresse. Wir kümmern uns umgehend um die Umstellung auf den Dokumentenversand per E-Mail und informieren Sie, wenn die E-Mail-Funktion für Sie aktiviert ist.

Jetzt Einverständniserklärung herunterladen

Häufige Fragen & Antworten

Welche Dokumente werden genau per Mail übermittelt?

Verschickt werden sämtliche Policendokumente: Police, Versicherungsbestätigung, Belehrung nach §37 VVG, Datenverarbeitungsblatt, Zahlplan Kunde, Nachträge, Prämienregulierungsbogen, Kündigungsbestätigung, Beitragsrechnung Makler, Zahlplan Makler.

Um Ihnen eine effizientere Bearbeitung zu ermöglichen, bieten wir Ihnen an, die zum Versand anstehenden Dokumente zu trennen. Dabei senden wir eine E-Mail an Ihre Rechnungswesenabteilung (Beitragsrechnung, Zahlplan) sowie eine E-Mail an Ihre Vertragsverwaltungsabteilung mit den sonstigen Unterlagen.

Versand von Policendokumenten der Produkte CLC, KUS und MUS sowie von Mahnungen an Kunden wird jedoch weiterhin per Post sein. Wir arbeiten daran, auch hier E-Mailversand möglich zu machen.

Gibt es die Möglichkeit, die Policen sowohl per E-Mail als auch per Post zu erhalten?

Leider nicht. Sie können entweder Ihre kompletten Unterlagen per E-Mail oder per Post erhalten. Wenn Sie sich für den E-Mailversand entscheiden, verschicken wir kein gedrucktes Kundenexemplar mehr an Sie. Für die Weiterleitung der Unterlagen bleiben zunächst Sie als Makler zuständig.

Wie wird die E-Mail mit den Vertragsdokumenten strukturiert sein?

Sie erhalten je Vertrag eine E-Mail, in der Ihre Unterlagen als PDF-Dateien angehangen sind. Um Ihnen eine effiziente Weiterverarbeitung zu ermöglichen, werden im E-Mail Betreff die wichtigsten Kerninformationen - Versicherungsnehmer, Vertragsnummer, Geschäftsvorfall - genannt.

Gibt es Vorgaben bezüglich der anzugebenden E-Mail Adressen?

Nein. Es ist jedoch sinnvoll, Gruppenpostfächer anzugeben, da individuelle Adressen einzelner Sachbearbeiter aufgrund von Krankheit, Urlaub oder Unternehmensaustritt keine langfristige und sichere Zustellung gewährleisten können.

Wird die E-Mail Übertragung verschlüsselt?

Jede E-Mail, die von Hiscox versendet wird, versuchen wir automatisch mit TLS zu versenden. TLS ist ein bekanntes Verschlüsselungsprotokoll zur sicheren Datenübertragung im Internet. Wenn TLS an der Empfänger-Seite aktiviert ist, findet automatisch eine verschlüsselte Übertragung statt. Ist TLS an der Empfänger-Seite nicht aktiviert, wird die E-Mail noch immer zugestellt, jedoch in dem Fall nicht verschlüsselt. Um diese Verschlüsselungsoption zu nutzen, müssen Sie als Hiscox Partner nur sicherstellen, dass TLS bei Ihnen unterstützt wird und aktiviert ist. Sollten Sie Fragen zu den aufgeführten Datenübermittlungsoptionen haben, stehen wir Ihnen für die Beantwortung gerne unter [email protected] zur Verfügung.

Wie kann ich auf E-Mailversand wechseln?

Senden Sie uns hierzu einfach eine E-Mail an [email protected] mit der E-Mailadresse Ihrer Vertragsverwaltungsabteilung und wenn gewünscht, eine separate E-Mailadresse Ihrer Rechnungswesensabteilung. Sollte Ihnen der E-Mailversand doch nicht zusagen, können Sie selbstverständlich jederzeit zum Postversand zurückwechseln.

Die Weiterleitung der Vetragsunterlagen an Ihre Kunden erfolgt weiterhin durch Sie.